Quais são os tipos de assembleia, o que precisa ser observado na sua realização?

Basicamente dois tipos: a Ordinária, também conhecida como AGO, anual, pauta obrigatória em atenção ao disposto no art. 1350 do código civil, e as Extraordinárias, também conhecidas como AGEs, tantas quantas forem necessárias. Quem convoca é o síndico, mas também pode ser por ¼ dos condôminos, caso o síndico não o faça.

Na implantação do condomínio, a primeira assembleia normalmente é intitulada ‘Assembleia Geral de Instalação’, ou AGI. Na mesma linha de raciocínio, apesar de rara a assembleia que decretar a extinção do condomínio também poderá receber denominação especial.

Precedendo a assembleia há o ‘edital de convocação’, cuja elaboração tem que ser cuidadosa, redigindo-se as “ordens do dia” (como são chamados os itens da pauta) com clareza e objetividade, tendo em vista o que efetivamente será debatido e deliberado; há um prazo de antecedência estabelecido na convenção para a emissão e distribuição do edital em relação à data de realização da assembleia.

Há que se respeitar o ‘cerimonial’ envolvido, ou seja, a eleição do presidente dentre os condôminos presentes, que escolhe o secretário. Algumas convenções são omissas quanto ao presidente não ser condômino.

A maioria das convenções que conhecemos proíbe ao síndico presidir a assembleia. Mesmo que não haja essa proibição, desaconselhamos que o faça por questões éticas, especialmente quando se tratar de aprovação de contas de sua gestão e apreciação da previsão orçamentária para o próximo período.

O presidente é a autoridade máxima numa assembleia de condôminos, e como tal deve ser encarado e respeitado. Ele conduz a reunião de forma democrática, propiciando vez a cada um dos presentes que queira se manifestar, sem, contudo, deixar que haja tumulto, caso em que pode (e deve) determinar a retirada daquele que se exacerbar.

A ata será assinada pelo presidente e secretário obrigatoriamente. Quaisquer outras assinaturas não são legalmente exigíveis, salvo alguma exceção. A convenção estabelece um prazo, normalmente de oito dias, para a distribuição da ata aos condôminos.

O seu registro não é obrigatório, embora aconselhável, eis que significa um ‘backup’ oficial para o documento, além de tornar públicas as deliberações havidas.