Depois de definida com o síndico a pauta, dia e hora da assembleia, é preciso se preparar para “fazer” uma assembleia irrepreensível.

Para efeitos didáticos vamos admitir que fosse uma AGO – Assembleia Geral Ordinária, com aqueles quatro itens que normalmente são acatados: aprovação das contas do período anterior; previsão orçamentária para o próximo período; eleição de síndico e conselho; e assuntos gerais.

O DP – Departamento Pessoal da administradora deve ser acionado para informar a programação de férias e o 13º salário dos funcionários.

Elaborar, então, uma detalhada previsão orçamentária para os próximos doze meses, não se esquecendo de lançar os reajustes de contratos, de concessionárias, de empresas terceirizadas, tomando também o cuidado de verificar se há alguma obra de porte em andamento, até quando irão os pagamentos, dentre outros detalhes.

Essa planilha deve ser enviada ao síndico para sua análise, e, depois de aprovada, lembrar de com firmar os valores com ele.

Lembre-se de verificar se o local onde será realizada a reunião é adequado, ou se precisa alugar mesas e cadeiras.

Para o esperado dia o representante da administradora confirma a entrega das mesas e cadeiras (quando for o caso) e tem que levar: convenção, especificação, regulamento interno, lista de presenças, livro de atas, relação dos condôminos com fração ideal de cada unidade, lista de inadimplência, avisos de recebimento do edital via correio ou protocolo de entrega na portaria do edifício, duas ou três vias adicionais do edital, todas as pastas de prestação de contas do período a ser aprovado, último balancete com saldo atualizado, cópias suficientes da previsão orçamentária (uma para cada um dos condôminos presentes – veja o histórico de comparecimento), orçamentos (se houver), calculadora de bolso, folhas em branco e canetas.

Se quiser ficar acima da média leve também um código civil atualizado.

É! Esses cuidados o livrarão de ser surpreendido no decorrer da assembleia.