Um dos pilares de uma boa administração de condomínios é o cadastro de condôminos.

Esse cadastro é a base de dados para a emissão dos boletos das cotas condominiais, para um eficiente credenciamento daqueles aptos a participar e votar nas assembleias, além de envolver a segurança propriamente dita.

Servirá, também, para encaminhar advertências ou cartas de multa, e, sob o enfoque da gestão da inadimplência, é muito importante, pois evita que a cobrança de cotas em atraso seja feita à pessoa errada, podendo sujeitar o condomínio em sede de dano moral.

É sabido que muitos condomínios têm problemas de cadastros não atualizados. Isso pode começar a ser resolvido de forma consistente enviando-se uma circular a todos solicitando que o cadastro, a ela anexado, seja devidamente preenchido e devolvido à administração.

A questão da titularidade do imóvel passa necessariamente pela apresentação de cópia autenticada do documento que a comprove – escritura pública, compromisso de compra e venda, contrato de locação, contrato de cessão de direitos, de comodato, de empréstimo, etc. –, cópia essa que deve ficar arquivada no próprio condomínio.

Caso haja desinteresse de o condômino apresentar o documento que comprove sua titularidade sobre o imóvel, sempre é possível providenciar uma certidão de matrícula atualizada no Cartório de Registro de Imóveis, lembrando que há custas a serem pagas.